Für das Management von (Software-)Projekten gibt es diverse Werkzeuge. Eine Auswahl davon möchte ich hier beleuchten.

"Eine Software für die Vorgangs- und/oder Projektverwaltung lohnt sich für uns nicht." Diese oder ähnliche Kommentare bekomme ich häufiger auch für Softwareprojekte zu hören. Während die Softwarenentwickler in der Regel für ein solches Werkzeug aufgeschlossen sind ist bei Designern, Textern oder Ingenieuren mehr Erläuterungen gefordert. Projekteigner und Kunden zeigen sich bereits nach den ersten Beispielen der Übersicht zum Projektfortschritt sehr aufgeschlossen.

Ein solches Werkzeug erfordert nicht nur in der Einführungsphase Zeit. Zeit betrrifft hier weniger den Aufwand für Installation, Integration, Wartung und Schulung sondern Zeit bis die Prozesse bei allen Beteiligten akzeptiert, gereift und in Routine übergegangen sind.
Das entscheidende bei der Einführung solcher Werkzeuge muss sein, dass niemand unnötig in seinem Arbeitsprozess gestört oder gar behindert wird und der Mehraufwand für die Datenpflege am Ende einen entscheidenden Mehrwert -am besten mit Zeitersparnis- bringt.

Der Mehrwert eine Managementwerkzeuges kann sein:

• Detailierte Aufgabenverwaltung führt zu besseren Aufwandsschätzungen und zu besserer Aufgabenverteilung
• Besserer Wissensverteilung unter allen Projektbeteiligten
• Engere Verknüpfung aller Projektteilnehmer (vom Kunden bis zum Entwickler)
• Dokumentation
• Priorisierung

Aufgabenverwaltung
Als eines der stärksten Argumente gegen die Einführung eines Projektmanagementwerkzeuges wird "Wir haben nur kleine, überschaubare Aufgaben. Das lohnt sich nicht." vorgebracht. Und ich muss sagen es stimmt - wenn nur eine Aufgabenverwaltung erwartet wird, der Arbeitsablauf aber nur kleine Aufgaben sind die auf Zuruf verteilt werden dann lohnt es sich nicht. Kommt allerdings Dokumentation und Wissensverteilung als Mehrwert hinzu, dann kann die Bewertung schon anders ausfallen.

Die Aufgabenverwaltung kann dennoch helfen die ausstehenden Aufgaben für alle Beteiligten sichtbar zu machen (ohne die Kommunikation zu ersetzen) und zu priorisieren. Denn meist sind mehrere Aufgaben/Projekte parallel abzuarbeiten, wobei die Priorisierung unterschiedlich ausgelegt wird.
Auch ist die Frage interessant ob Aufgaben von anderen übernommen werden können falls ein/e Kollege/in ausfällt?

Dokumentation
Die Dokumentation betrifft sowohl der noch anstehenden Aufgaben und einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt als auch der Informationsübertragung aus beendeten Projekten.

Die sonst übliche Kommunikation via Email hat einige schwerwiegende Nachteile:

1. Die Daten sind keinem Anderen zugänglich, sind somit nicht für die Anderen sichtbar und können so nicht übernommen werden (im Krankheitsfalle).
2. Der Projektstatus ist nur schwer aus den einzelnen Emails herauszufinden. Der zeitliche Aufwand ist enorm. Und wenn dann noch Dokumente in der "richtigen" Version aus den Email-Anhängen zu fischen sind ist Zeit ein relevanter Faktor (Multiplikaion: das macht jeder Projektbeteilgte).
3. Wissenübertragung auf neue Projektteilnehmer ist äußerst aufwendig.