Nachdem die Datenbank vom Administrator eingerichtet wurde müssen normalerweise noch einige Dinge eingestellt werden.

1. Wenn wir als erstes Ziel die Möglichkeit der Rechnungserstellung in Angriff nehmen, so vorher noch folgende Aufgaben erledigt werden:

1. Unternehmensstammdaten anlegen
2. Mitarbeiter anlegen
3. Plugin: Verkaufsmanagement (sale) installieren
4. Produkte und Dienstleistungen angelegen
5. Kunden anlegen
6. Nächste Rechnungsnummer einstellen (inkl. Schema)
   Einstellungen -> Konfiguration -> Finanzen -> Nächste Rechnungsnummer
   Standard Umsatzs- und Vorteuer auf 19% USt
7. Design von Angebot und Rechnung anpassen

2. Erfassen von Stundenzetteln

3. Buchführung

4. Datev-Export (für den Steuerberater)

5. Abruf der Kontodaten von der Bank

6. Mahnwesen

7. Berichte

8. Lagerverwaltung

9. Anlageverwaltung

Um die Vorlagen für Angebote und Rechnungen anpassen zu können muss der Benutzer die Berechtigung besitzen Einstellungen an den technische Eigenschaften vornehmen zu dürfen. Der Standardbenutzer besitzt diese Berechtigungen nicht, auch dem automatisch erstellten Administrator muss diese Berechtigung erst zugeordnet werden.

Einstellungen -> Benutzer -> [entsprechenden Benutzer auswählen] -> Bearbeiten -> Technische Eigenschaften (Abschnitt Bedienbarkeit) aktivieren -> Speichern

Damit im linken Menü unter Einstellungen der Abschnitt "Technisch" erscheint muss sich der entsprechende Nutzer erneut anmelden.

Zum Anpassen der Vorlagen für Angebot und Rechnung können die entsprechenden Vorlagen unter
Einstellungen -> Reports (im Abschnitt "Technisch") -> Reports ausgewählt werden.

Wählen sie die entsprechende Vorlage für Angebote: Angebot/Bestellung (Objekt: sale.order)

Wählen sie dann "Search associated QWeb views". Aus der Liste der Ansichten wählen sie report_saleorder_document (Externe ID: sale.report_saleorder_document). Über "Bearbeiten" kann nun die Vorlage an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Das report_invoice_document muss analog für die Rechnung angepasst werden. Wählen Sie dazu Rechnung (Objekt: account.invoice).

Für den Briefkopf muss die Vorlage external_layout_header angepasst werden:

Einstellungen -> Benutzer-Interface (Abschnitt "Technisch") -> Ansichten -> Objekt: external_layout (Tipp: nutze Filter)

Cache:
PDFs für Rechnungen werden gecached. Während der Entwicklung des Templates ist es praktisch das PDF immer wieder neu erstellen zu lassen. Der Cache für Rechnungen lässt sich deaktivieren über:
Einstellungen -> Technisch -> Aktionen -> Berichte dort nach dem Modell mit dem Schlüssel "account.invoice" suchen und die Einstellung für diesen Bericht öffnen. Die Option "Erneut aus Anhang laden" deaktivieren (Häkchen entfernen).

Für die Installation der Kontenpläne werden weiterreichende Berechtigungen benötigt. Dieser Schritt kann ohne weitere Einstellungen für die Benutzer nur vom Administrator ausgeführt werden.

Einstellungen -> Finanzen -> Kontenplan (Link: Installieren Sie weitere Kontenpläne) -> Deutsche Buchführung auswählen

Kontenplanvorlage: wählen Sie SKR03 oder SKR04 (Unternehmensentscheidung)

Standardsteuer Verkauf: 19% USt (wenn hauptsächlich in Deutschland verkauft wird - zum Standardsteuersatz)

Standardsteuer Einkauf: 19% VSt (wenn hauptsächlich Einkauf in Deutschland erfolgt - zum Standardsteuersatz)

Nachdem die Kontenpläne installiert sind muss noch auf dieser Seite die nächste Rechnungsnummer und das Format eingestellt werden.

Erst jetzt können Kunden angelegt werden!

Beim Anlegen der Adressdaten der Kunden oder Lieferanten sollte das Land immer mit angegeben werden. Denn aus dieser Angabe bestimmt sich die Formatierung der Empfängeradresse auf den Aufträgen und Rechnungen.

Falls auf der Rechnung erst die Stadt und dann die Postleitzahl aufgeführt sind (z.B. Testhausen 12345) dann ist bei der Kunden-/Lieferenatenadresse einfach das entsprechende Land anzugeben und schon erscheint die Adresse im jeweils landestypischem Format.